In de PTG Coach-app houd je je trainingen, voeding en vooruitgang bij, samen met je coach. Daarvoor verwerken we persoonsgegevens, ook gezondheidsgegevens. Hieronder lees je welke, waarom, wie ze ziet en hoe lang we ze bewaren.
1. Wie is verantwoordelijk?
PTG-Center (eenmanszaak), Iepersestraat 594, 8800 Roeselare, België. Ondernemingsnummer 0847.897.883, btw BE 0847.897.883. Vragen over privacy: info@ptg-center.be of 0477 65 86 15.
2. Welke gegevens?
- Account: naam, e-mailadres, gsm-nummer, profielfoto, je wachtwoord (alleen als onleesbare hash).
- Profiel: geboortedatum, geslacht, lengte, je doelen, hoe actief je bent, blessures of aandachtspunten.
- Gezondheidsgegevens: gewicht, waarden en screenshots van bodyscans (zoals vetpercentage en spiermassa), hoe je sliep, hoe je je fysiek en mentaal voelt, spierpijn, wat je bij een check-in noteert, en je beoordeling van een training.
- Hartslag: draag je in de studio een hartslagsensor, dan verschijnt je hartslag live op het studioscherm. Bewaard bij je training (gemiddelde, maximum, tijd per zone, een geschat verbruik en het verloop per 5 seconden) wordt ze enkel als je dat in de app toeliet. Je kan dat in je profiel altijd uitzetten; dan wissen we wat bewaard was. De verbinding met de sensor loopt via Bluetooth tussen de sensor en het toestel in de studio, zonder andere diensten.
- Voeding: wat je eet, foto's van je maaltijden, calorieën en voedingswaarden.
- Agenda: je afspraken, vaste momenten, verzettingen en annuleringen, en of je er was.
- Beurten: hoeveel beurten je kocht (met het factuurnummer), wanneer er een beurt gebruikt werd, en afwezigheden met of zonder geldige reden. De facturen zelf staan niet in de app maar in de boekhouding van PTG-Center.
- Aankopen en facturen: welk pakket je kocht, hoe je betaalt (in één keer of in termijnen) en welke termijnen betaald zijn, je factuurgegevens (naam, adres, e-mail en eventueel bedrijf en btw-nummer), je handtekening onder de overeenkomst, en je facturen.
- Boekingen: wanneer je een training boekte en dat je toen akkoord ging met de voorwaarden en de annulatievoorwaarden (met de versie).
- Samen trainen: wie je uitnodigde of met wie je meetraint, en wanneer je meedeed (met je akkoord met de voorwaarden).
- Verslagen: wat je coach over je sessies noteert.
- Technisch: één cookie om je ingelogd te houden, en een logboek met inlogpogingen en wijzigingen door de coach, met een ingekort IP-adres.
3. Waarom, en op welke grond?
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Je account, de agenda, je beurten en de begeleiding door je coach | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) |
| Je gezondheidsgegevens bijhouden en tonen aan jou en je coach | Je uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a), gevraagd bij de start |
| Foto's en tekst laten analyseren door AI om voedingswaarden en scanwaarden in te vullen | Je uitdrukkelijke toestemming (art. 9.2.a); je kan altijd zelf invullen in plaats van een foto te sturen |
| Facturen opmaken en bewaren | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c): boekhouding en btw |
| Beveiliging: logboek, limieten op inlogpogingen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): je account en gegevens beschermen |
We gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en maken geen profielen voor anderen.
4. Wie ziet je gegevens?
- Jij en je coach bij PTG-Center. Andere klanten zien niets van jou, behalve als jullie samen trainen: dan zien jullie elkaars voornaam bij de training, en op het studioscherm (dat ook op een tv in de studio kan staan) je voornaam, foto, de tijd van je training, hoeveel beurten je nog hebt en, als je een sensor draagt, je hartslag en geschat verbruik. Klachten uit je check-in staan daar niet open; de coach bekijkt ze op aanvraag.
- Hosting: de app en de database draaien bij een hostingbedrijf (Railway) in een datacenter in de EU. Railway is een Amerikaans bedrijf; de doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
- AI (Anthropic, VS): stuur je een foto van je eten of een screenshot van een bodyscan, of laat je coach een verslag netjes maken, dan gaat die foto of tekst naar de AI-dienst Claude van Anthropic. Je naam gaat niet mee. Volgens de commerciële voorwaarden van Anthropic worden die gegevens niet gebruikt om hun modellen te trainen. De doorgifte naar de VS gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst van Anthropic.
- Betalen: je betaalt met je eigen bank (overschrijving of Wero). Wij zien alleen dat er betaald is, geen bankgegevens buiten wat op de overschrijving staat.
- Btw-nummer opzoeken: ben je zakelijk klant, dan zoekt de app je btw-nummer op in VIES, de btw-databank van de Europese Commissie. Alleen het btw-nummer gaat mee; we krijgen de naam en het adres van je bedrijf terug zoals ze bij de btw-administratie staan.
- Facturen per mail: worden facturen gemaild, dan gaan ze via de mailprovider van PTG-Center, naar jou en in kopie naar PTG-Center.
- Er zijn geen andere ontvangers, tenzij de wet ons verplicht (bv. de boekhouder of de belastingdienst voor facturen).
5. Hoe lang bewaren we ze?
- Zolang je account bestaat en je bij PTG-Center traint.
- Stopt je begeleiding, dan archiveert je coach je account: je kan niet meer inloggen, en na 12 maanden wissen we alles automatisch, foto's inbegrepen.
- Verwijder je zelf je account, dan wissen we alles meteen.
- Meldingen in de app: 180 dagen. Het beveiligingslogboek: 12 maanden.
- Een uitnodigingslink die niet gebruikt wordt, vervalt na 14 dagen.
- Facturen bewaren we 10 jaar, zoals de wet vraagt. Ook als je je account verwijdert blijven ze bestaan, los van je account.
6. Je rechten
- Inzage en meenemen: onder Profiel download je al je gegevens en foto's in één bestand.
- Verbeteren: pas je profiel aan, of vraag het je coach.
- Wissen en toestemming intrekken: onder Profiel verwijder je je account met al je gegevens. Dat trekt ook je toestemming in.
- Beperking en bezwaar: mail naar info@ptg-center.be. We antwoorden binnen een maand.
- Klacht: bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
7. Beveiliging
Verbindingen zijn versleuteld (https). Wachtwoorden worden alleen als sterke hash bewaard. Foto's zijn niet openbaar: alleen jij en je coach kunnen ze openen. De coach logt in met een tweede stap (een code uit een app). Inlogpogingen zijn beperkt. Gebeurt er toch een datalek met risico voor jou, dan melden we dat binnen 72 uur aan de GBA en verwittigen we je.
8. Jongeren
De app is bedoeld voor wie 16 jaar of ouder is. Voor jongere klanten vult een ouder of voogd de start samen met hen in en geeft die de toestemming.
9. Wijzigingen
Verandert dit beleid, dan zie je de nieuwe versie hier, met de datum bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen vragen we opnieuw je akkoord.